Privacyverklaring

Versie 1.0, vastgesteld door het college van bestuur op 25 juni 2018

Binnen Hogeschool Viaa vinden we het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met uw/jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven we aan welke persoonsgegevens we gebruiken, met welk doel, hoe de beveiliging is geregeld, wat de bewaartermijnen zijn en wat uw/jouw privacyrechten zijn.

Het college van bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van Hogeschool Viaa, Grasdorpstraat 2, 8012 EN in Zwolle.

Deze Privacyverklaring treedt in werking op 25 juni 2018
Deze Privacyverklaring zal indien nodig worden geactualiseerd. De gewijzigde Privacyverklaring zal dan worden gepubliceerd op onze website. We raden u aan de Privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van de inhoud van de geldende Privacyverklaring op de hoogte bent.

Privacyverklaring belangstellenden, relaties en overige bezoekers website

Gebruik van de persoonsgegevens
Wij krijgen uw persoonsgegevens binnen via een (online) aanmeld- of aanvraagformulier, de mail, per post of telefonisch.
Met het achterlaten van uw gegevens geeft u toestemming voor het gebruik hiervan voor het doel waarvoor u de gegevens heeft verstrekt.
De gegevens die u doorgeeft worden gebruikt om aan uw verzoek te kunnen voldoen en zullen niet worden gebruikt om deze te combineren met andere persoonsgegevens waarover wij beschikken.
Wilt u niet langer informatie van ons ontvangen, dan kunt u dit melden via info@viaa.nl.

Doeleinden van de gegevensverwerking
De persoonsgegevens die u ons geeft worden gebruikt voor o.a. de volgende doeleinden (afhankelijk van uw verzoek):

  • Om uw vragen, aanvraag voor informatie of een betaling te verwerken;
  • Om uw aanmelding voor een open dag, meeloopdag, proefstudiedag of een activiteit van bijvoorbeeld het lectoraat te verwerken;
  • Het verstrekken van informatie aan potentiële klanten op basis van een vraag en het opvolgen van dit contact;
  • Het uitvoeren van marketingactiviteiten, zoals voorlichting, informatie enz. gericht op doelgroepen (in de informatie- en brochureaanvraagformulieren is een apart veld opgenomen voor verdere informatie, personen die aangeven de ontvangst van verdere informatie niet op prijs te stellen worden niet meegenomen in de informatievoorziening ten behoeve van (wervings)activiteiten);
  • Om een klacht of een reactie op een klacht te verwerken;
  • Om uw aanmelding voor een nieuwsbrief te verwerken;

Uw persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor u ze heeft doorgegeven en waarvoor u middels het achterlaten van uw gegevens toestemming heeft gegeven.

Toegang tot de persoonsgegevens
Er zijn passende beveiligingsmaatregelen getroffen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot de persoonsgegevens te beperken. Eén van de maatregelen is dat geautomatiseerde programma’s zijn voorzien van een wachtwoord. Alleen personen die betrokken zijn bij de verwerking van de persoonsgegevens hebben toegang tot deze gegevens. Er vindt regelmatig controle plaats op de beveiligingsmaatregelen.

De beschikbaar gestelde persoonsgegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoer van uw verzoek. Als het verstrekken aan derden noodzakelijk is wordt er in een overeenkomst met de derde partij vastgelegd dat uw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan overeengekomen en dat ze worden verwijderd na gebruik.

Beveiliging
De digitale gegevens zijn verwerkt in een geautomatiseerd programma, voorzien van een beveiliging door wachtwoord.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Bewaartermijnen
Persoonsgegevens van belangstellenden voor een studie aan Hogeschool Viaa worden gedurende anderhalf jaar actief gebruikt. Daarna worden de gegevens van personen die geen interesse meer hebben in informatie over Hogeschool Viaa verwijderd uit het bestand.

Verkregen persoonsgegevens van overige bezoekers van de website worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de realisatie van het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen of het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Binnen Hogeschool Viaa wordt de “Selectielijst hogescholen” gebruikt voor het bepalen van de bewaartermijnen. Deze Selectielijst kan worden opgevraagd bij de Functionaris Gegevensbescherming (via FG@viaa.nl).

Privacyrechten
U heeft recht op inzage (artikel 15 AVG), recht op rectificatie (artikel 16 AVG), recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG) en recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG). Daarnaast heeft u recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (artikel 21 AVG). Ook kunt u uw eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken.

Voor belangstellenden jonger dan 16 jaar: Als je jonger bent dan 16 jaar mag je alleen na toestemming van je ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van de aanmeldformulieren op onze website.

Als u wilt weten welke persoonsgegevens Hogeschool Viaa van u verwerkt, dan kunt u een schriftelijk inzageverzoek doen, welke binnen 4 weken wordt beantwoord.

Uw verzoek kunt u richten aan:
Hogeschool Viaa
t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 10030
8000 GA Zwolle

Of via een mail aan FG@viaa.nl.

Als u vragen of opmerkingen heeft over deze Privacyverklaring kunt u contact opnemen met Hogeschool Viaa, telefonisch via 038 – 42 555 42 of via een mail aan FG@viaa.nl. Dit emailadres kunt u ook gebruiken als u een klacht heeft over de manier waarop Hogeschool Viaa handelt bij de verwerking van persoonsgegevens. Mocht een klacht niet naar tevredenheid worden afgehandeld, dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacyverklaring voor studenten en alumni

Gebruik van de persoonsgegevens
Hogeschool Viaa verwerkt veel persoonsgegevens van studenten.
De eerste persoonsgegevens die we van jou binnenkrijgen zijn de gegevens die jij zelf hebt doorgegeven via Studielink. Ook bankgegevens zijn nodig. Tijdens de studie komen hier de studie(voortgangs)gegevens bij. Als er bijzondere omstandigheden zijn kunnen er ook gegevens over gezondheid en welzijn nodig zijn voorafgaand aan of tijdens de studie.

De volgende persoonsgegevens kunnen door Hogeschool Viaa worden verwerkt:

  • NAW-gegevens, geboorteplaats en –datum, pasfoto, studentnummer, Studielinknummer, BSN, IBAN, kopie identiteitsbewijs, diploma’s van (voor)opleiding(en);
  • Studiegegevens en studievoortgangsgegevens;
  • Overige wettelijke verplichte persoonsgegevens;
  • Persoonlijke gegevens of bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding van de studenten;
  • Overige wettelijke verplichte persoonsgegevens op basis van specifieke wetgeving (bijvoorbeeld Wet op het hoger onderwijs en
  • Wetenschappelijk onderzoek (WHW).

Doeleinden van de gegevensverwerking
Jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor:

  • Inschrijving voor een opleiding;
  • De organisatie en het geven van het onderwijs;
  • De verwerking van studieresultaten en studievoortgang;
  • De begeleiding van studenten;
  • Het geven van studieadviezen;
  • Het geven van informatie over bovengenoemde punten;
  • Het onderhouden van contacten met de betrokkenen;
  • Het financieel afhandelen van de diverse bijdragen voor het onderwijs;
  • Het evalueren van uitgevoerde (onderwijs)activiteiten;
  • Het behandelen en oplossen van geschillen.

De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt. Als Hogeschool Viaa voor andere doelen jouw persoonsgegevens wil verwerken en er geen andere grondslag voor de verwerking is, wordt daarvoor je toestemming gevraagd. Daarbij word je geïnformeerd over de specifieke doelstelling en de bewaartermijn. Je kunt je toestemming ook altijd weer intrekken.

Hogeschool Viaa verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van:

  • de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst;
    wettelijke verplichtingen;
  • jouw toestemming voor verwerking in specifieke verwerkingen.

Toegang tot de persoonsgegevens
Medewerkers van Studentenzaken hebben toegang tot de persoonsgegevens. Ook docenten en ondersteunende medewerkers van jouw opleiding kunnen jouw persoonsgegevens inzien, voor zover ze de gegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie.
Gegevens met het oog op gezondheid en welzijn, die jij zelf deelt, worden niet verder gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor je studievoortgang en je hier zelf toestemming voor hebt gegeven.

Studenten en medewerkers zijn opgenomen in het Viaa-adresboek in Outlook. Voor studenten staat hier standaard hun naam, emailadres en groepslidmaatschappen in. Er kan zelf extra informatie worden toegevoegd, zoals een foto.

Wij maken gebruik van een aantal externe partijen, waar (een deel van) jouw persoonsgegevens mee gedeeld worden. Hier ligt altijd een verwerkersovereenkomst aan ten grondslag, waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt over de vertrouwelijke omgang met deze gegevens.
Hogeschool Viaa verstrekt onder meer persoonsgegevens aan:

  • overheidsinstellingen (b.v. DUO, OCW, IND);
  • de leverancier van het studentvolgsysteem;
  • de accountant;
  • NUFFIC, Studiekeuze 123 (de partij die de Nationale Studenten Enquête uitvoert);
  • Partnerinstellingen in binnen –en buitenland ten behoeve van je stage. Dit kan ook een land buiten Europa zijn. Gegevensuitwisseling gebeurt hier alleen met jouw toestemming.

Beveiliging
De documenten (zoals gemaakte toetsen) worden gearchiveerd in een afsluitbare ruimte/kast/la. De digitale gegevens zijn verwerkt in een geautomatiseerd programma, voorzien van een beveiliging door wachtwoord.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Bewaartermijnen
Jouw persoonsgegevens worden niet verwijderd gedurende de looptijd van je studie. Daarna worden de gegevens bewaard conform de wettelijke bewaartermijn. Binnen Hogeschool Viaa wordt de “Selectielijst hogescholen” gebruikt voor het bepalen van de bewaartermijnen. Deze Selectielijst kan worden opgevraagd bij de Functionaris Gegevensbescherming (via FG@viaa.nl).

Privacyrechten
Als eigenaar van je eigen persoonsgegevens heb je op grond van de AVG de volgende rechten:

  • het recht op inzage (artikel 15 AVG): dit kun je direct uitoefenen door het Studenteninformatiesysteem (SIS) te raadplegen. Aankomende of voormalige studenten kunnen een verzoek indienen via studentenzaken@viaa.nl;
  • het recht om foutieve gegevens te corrigeren (rectificatie, artikel 16 AVG): ook dit recht kun je zelf direct uitoefenen door jouw informatie in SIS aan te (laten) passen, eventueel via Studielink. Wil je andere gegevens laten aanpassen, dan kun je een verzoek indienen via studentenzaken@viaa.nl. Hogeschool Viaa kan daarbij niet afwijken van de informatie die is opgenomen bij DUO of in het GBA;
  • het recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): je kunt een verzoek doen via studentenzaken@viaa.nl om je (overtollige) persoonsgegevens te laten verwijderen uit de Viaa-systemen. Een verzoek kan niet worden gehonoreerd als Hogeschool Viaa een bewaarplicht heeft;
  • bezwaar tegen de verwerking (artikel 21 AVG): je kunt bezwaar maken via studentenzaken@viaa.nl als je van oordeel bent dat de verwerking van je persoonsgegevens niet gerechtvaardigd is;
  • het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): als je een verzoek hebt ingediend om rectificatie of wissen, of een bezwaar heb ingediend, kun je vragen de verwerking tijdelijk te staken;
    het recht op dataportabiliteit: Je kunt een verzoek doen via studentenzaken@viaa.nl om je persoonsgegevens te verkrijgen in een ‘machinaal leesbare vorm’, of door Hogeschool Viaa aan een andere instelling te laten overdragen. Dit kan alleen als de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming of op basis van een overeenkomst.

Als de verwerking van persoonsgegevens plaatsvond op basis van je toestemming, kun je je toestemming altijd intrekken.

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring kan je een mail sturen aan FG@viaa.nl. Dit mailadres kan je ook gebruiken als je een klacht hebt over de manier waarop Hogeschool Viaa handelt bij de verwerking van persoonsgegevens.
Mocht een klacht niet naar tevredenheid worden afgehandeld, dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Privacyverklaring voor cursisten

Gebruik van de persoonsgegevens
Hogeschool Viaa verwerkt persoonsgegevens van cursisten.
De eerste persoonsgegevens die we van jou binnenkrijgen zijn de gegevens die jij zelf hebt doorgegeven bij het aanmelden voor een cursus. Ook bankgegevens zijn nodig. Tijdens de cursus komen hier de cursusresultaten bij. Als er bijzondere omstandigheden zijn kunnen er ook gegevens over gezondheid en welzijn nodig zijn voorafgaand aan of tijdens de cursus.

Met het achterlaten van je gegevens geef je toestemming voor het gebruik hiervan voor het doel waarvoor je de gegevens hebt verstrekt. De gegevens die je doorgeeft worden gebruikt om de cursus te kunnen verzorgen en te registreren en zullen niet voor andere doelen worden gebruikt.

Na jouw toestemming kunnen we je onze nieuwsbrief toesturen, waarin je wordt geïnformeerd over bijvoorbeeld voor jou interessante andere cursussen.

Doeleinden van de gegevensverwerking
Jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor:

  • De organisatie en het geven van de cursus;
  • De begeleiding van deelnemers;
  • Het opstellen van een certificaat;
  • Het onderhouden van contacten met de betrokkenen;
  • Het financieel afhandelen van de kosten van de cursus;
  • Het evalueren van uitgevoerde activiteiten;
  • Het behandelen en oplossen van geschillen.

Toegang tot de persoonsgegevens
Er zijn passende beveiligingsmaatregelen getroffen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot de persoonsgegevens te beperken. Eén van de maatregelen is dat geautomatiseerde programma’s zijn voorzien van een wachtwoord. Docenten en ondersteunende medewerkers die betrokken zijn bij jouw cursus kunnen jouw persoonsgegevens inzien, voor zover ze de gegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie.

Gegevens met het oog op gezondheid en welzijn, die jij zelf deelt, worden niet verder gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de voortgang van de cursus en je hier zelf toestemming voor hebt gegeven.

Wij maken gebruik van een aantal externe partijen, waar (een deel van) jouw persoonsgegevens mee gedeeld worden. Hier ligt altijd een verwerkersovereenkomst aan ten grondslag, waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt over de vertrouwelijke omgang met deze gegevens.

Er vindt regelmatig controle plaats op de beveiligingsmaatregelen.

Beveiliging
De documenten (zoals gemaakte toetsen) worden gearchiveerd in een afsluitbare ruimte/kast/la. De digitale gegevens zijn verwerkt in een geautomatiseerd programma, voorzien van een beveiliging door wachtwoord.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Bewaartermijnen
Jouw persoonsgegevens worden niet verwijderd gedurende de looptijd van de cursus. Daarna worden de gegevens bewaard conform de wettelijke bewaartermijn.

Privacyrechten
Je hebt recht op inzage (artikel 15 AVG), recht op rectificatie (artikel 16 AVG), recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG) en recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG). Daarnaast heb je recht van bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (artikel 21 AVG). Ook kan je jouw eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken, mits je blijft voldoen aan de cursusvoorwaarden.

Als je wilt weten welke persoonsgegevens Hogeschool Viaa van jou verwerkt, dan kan je een schriftelijk inzageverzoek doen, welke binnen 4 weken wordt beantwoord. Hiervoor stuur je een mail aan studentenzaken@viaa.nl.

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring kan je een mail sturen aan FG@viaa.nl. Dit mailadres kan je ook gebruiken als je een klacht hebt over de manier waarop Hogeschool Viaa handelt bij de verwerking van persoonsgegevens. Mocht een klacht niet naar tevredenheid worden afgehandeld, dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).