Privacyverklaring voor studenten, cursisten en alumni

Gebruik van de persoonsgegevens
Hogeschool Viaa verwerkt veel persoonsgegevens van studenten.
De eerste persoonsgegevens die we van jou binnenkrijgen zijn de gegevens die jij zelf hebt doorgegeven. Ook bankgegevens zijn nodig. Tijdens de studie komen hier de studie(voortgangs)gegevens bij. Als er bijzondere omstandigheden zijn kunnen er ook gegevens over gezondheid en welzijn nodig zijn voorafgaand aan of tijdens de studie.

De volgende persoonsgegevens kunnen door Hogeschool Viaa worden verwerkt:

NAW-gegevens, geboorteplaats en –datum, pasfoto, studentnummer, BSN, IBAN, kopie identiteitsbewijs, diploma’s van (voor)opleiding(en);
Studiegegevens en studievoortgangsgegevens;
Overige wettelijke verplichte persoonsgegevens;
Persoonlijke gegevens of bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding;
Overige wettelijke verplichte persoonsgegevens op basis van specifieke wetgeving (bijvoorbeeld Wet op het hoger onderwijs enWetenschappelijk onderzoek (WHW).

Doeleinden van de gegevensverwerking
Jouw persoonsgegevens worden gebruikt voor:

Inschrijving voor een opleiding of cursus;
De organisatie en het geven van het onderwijs;
De verwerking van studieresultaten en studievoortgang;
De begeleiding van studenten en cursisten;
Het geven van studieadviezen;
Het geven van informatie over bovengenoemde punten;
Het onderhouden van contacten met de betrokkenen;
Het financieel afhandelen van de diverse bijdragen voor het onderwijs;
Het evalueren van uitgevoerde (onderwijs)activiteiten;
Het behandelen en oplossen van geschillen.

De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt. Als Hogeschool Viaa voor andere doelen jouw persoonsgegevens wil verwerken en er geen andere grondslag voor de verwerking is, wordt daarvoor je toestemming gevraagd. Daarbij word je geïnformeerd over de specifieke doelstelling en de bewaartermijn. Je kunt je toestemming ook altijd weer intrekken.

Hogeschool Viaa verwerkt jouw persoonsgegevens op grond van:

de uitvoering van de met jou gesloten overeenkomst;
wettelijke verplichtingen;
jouw toestemming voor verwerking in specifieke verwerkingen.

Toegang tot de persoonsgegevens
Medewerkers van Studentenzaken hebben toegang tot de persoonsgegevens. Ook docenten en ondersteunende medewerkers van jouw opleiding/cursus kunnen jouw persoonsgegevens inzien, voor zover ze de gegevens nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie.
Gegevens met het oog op gezondheid en welzijn, die jij zelf deelt, worden niet verder gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor je studievoortgang en je hier zelf toestemming voor hebt gegeven.

Studenten en cursisten zijn opgenomen in het Viaa-adresboek in Outlook. Standaard staan hier hun naam, e-mailadres en groepslidmaatschappen in. Er kan zelf extra informatie worden toegevoegd, zoals een foto.

Wij maken gebruik van een aantal externe partijen, waar (een deel van) jouw persoonsgegevens mee gedeeld worden. Hier ligt altijd een verwerkersovereenkomst aan ten grondslag, waarin duidelijke afspraken zijn gemaakt over de vertrouwelijke omgang met deze gegevens.
Hogeschool Viaa verstrekt onder meer persoonsgegevens aan:

overheidsinstellingen (b.v. DUO, OCW, IND);
de leverancier van het studenteninformatiesysteem;
de accountantsdienst;
NUFFIC, Studiekeuze 123 (de partij die de Nationale Studenten Enquête uitvoert);
Partnerinstellingen in binnen –en buitenland ten behoeve van je stage. Dit kan ook een land buiten Europa zijn. Gegevensuitwisseling gebeurt hier alleen met jouw toestemming.

Beveiliging
De documenten (zoals gemaakte toetsen) worden gearchiveerd in een afsluitbare ruimte/kast/la. De digitale gegevens zijn verwerkt in een geautomatiseerd programma, voorzien van een beveiliging door wachtwoord.

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Bewaartermijnen
Jouw persoonsgegevens worden niet verwijderd gedurende de looptijd van je studie. Daarna worden de gegevens bewaard conform de wettelijke bewaartermijn. Binnen Hogeschool Viaa wordt de “Selectielijst hogescholen” gebruikt voor het bepalen van de bewaartermijnen. Deze Selectielijst kan worden opgevraagd bij Studentenzaken.

Privacyrechten
Als eigenaar van je eigen persoonsgegevens heb je op grond van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) de volgende rechten:

het recht op inzage (artikel 15 AVG): dit kun je direct uitoefenen door het Studenteninformatiesysteem (SIS) te raadplegen. Aankomende of voormalige studenten/cursisten kunnen een verzoek indienen via studentenzaken@viaa.nl;
het recht om foutieve gegevens te corrigeren (rectificatie, artikel 16 AVG): ook dit recht kun je zelf direct uitoefenen door jouw informatie in SIS aan te (laten) passen, eventueel via Studielink. Wil je andere gegevens laten aanpassen, dan kun je een verzoek indienen via studentenzaken@viaa.nl. Hogeschool Viaa kan daarbij niet afwijken van de informatie die is opgenomen bij DUO of in het GBA;
het recht op gegevenswissing (artikel 17 AVG): je kunt een verzoek doen via studentenzaken@viaa.nl om je (overtollige) persoonsgegevens te laten verwijderen uit de Viaa-systemen. Een verzoek kan niet worden gehonoreerd als Hogeschool Viaa een bewaarplicht heeft;
bezwaar tegen de verwerking (artikel 21 AVG): je kunt bezwaar maken via studentenzaken@viaa.nl als je van oordeel bent dat de verwerking van je persoonsgegevens niet gerechtvaardigd is;
het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): als je een verzoek hebt ingediend om rectificatie of wissen, of een bezwaar heb ingediend, kun je vragen de verwerking tijdelijk te staken;
het recht op dataportabiliteit: Je kunt een verzoek doen via studentenzaken@viaa.nl om je persoonsgegevens te verkrijgen in een ‘machinaal leesbare vorm’, of door Hogeschool Viaa aan een andere instelling te laten overdragen. Dit kan alleen als de verwerking plaatsvindt op basis van toestemming of op basis van een overeenkomst.

Als de verwerking van persoonsgegevens plaatsvond op basis van je toestemming, kun je je toestemming altijd intrekken.

Als je vragen of opmerkingen hebt over deze Privacyverklaring kan je een mail sturen aan FG@viaa.nl. Dit mailadres kan je ook gebruiken als je een klacht hebt over de manier waarop Hogeschool Viaa handelt bij de verwerking van persoonsgegevens.
Mocht een klacht niet naar tevredenheid worden afgehandeld, dan is er de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).