Henk Grit over zijn werk als extern vertrouwenspersoon

Wat houd je functie in?

‘Op Hogeschool Viaa werken we als vertrouwenspersonen voor organisaties die gelinkt zijn aan onze vakgebieden: onderwijs, zorg & welzijn. Ik werk met name voor onderwijsorganisaties, zoals basisscholen, voor- en naschoolse opvang en voortgezet onderwijs. Ik werk op alle niveaus, dus zowel met ouders, medewerkers, schoolleiders en bestuurders.

Als vertrouwenspersoon los ik niet het probleem op. De context van mijn werk is sociale veiligheid. Als iemand daarover een klacht heeft, of een probleem ervaart, dan ondersteun ik die persoon in het zoeken naar een oplossing. Samen ga je kijken hoe zij ervoor kunnen zorgen dat hun probleem wordt opgelost. Degene met het probleem blijft de regie houden, hierbij moet ik sommigen meer begeleiden, maar anderen weer minder.

Om ervoor te zorgen dat mensen in een organisatie je kunnen vinden, moet je jezelf bekend maken binnen een organisatie. In het geval van mijn werk als extern vertrouwenspersoon houd dit in dat ik mijzelf zichtbaar probeer te maken bij directies, leerkrachten en ouders door in gespreket ze te gaan en door intervisiemomenten te organiseren met andere vertrouwenspersonen. Ik sta ook op hun website als extern vertrouwenspersoon, dus via die weg ontvang ik regelmatig mailtjes of telefoontjes van een ouder of een leerkracht.’

‘Naast dat ik vertrouwenspersoon ben voor ongewenst gedrag, werk ik voor sommige organisaties ook als vertrouwenspersoon voor integriteit (VPI). Deze twee functies worden in het onderwijs vaak gecombineerd. Een medewerker kan in vertrouwen bij mij terecht als hij/zij het vermoeden heeft van een onregelmatigheid, een (zakelijke) integriteitsschending of een (maatschappelijke) misstand. Het gaat hierbij om zaken die schade doen aan een organisatie of de maatschappij. Belangrijk om hierbij te vermelden, is dat de naam van de melder alleen bij mij, als vertrouwenspersoon, bekend is. Deze melding kan ik vertrouwelijk doorzetten naar de organisatie. Wanneer er een maatschappelijke misstand gemeld moet worden bij het Huis voor Klokkenluiders, kan de anonimiteit van de melder niet meer worden gegarandeerd. Het Huis voor Klokkenluiders zorgt er dan voor dat de melder geen last krijgt van zijn of haar melding.’

Waarom ben je dit werk gaan doen?

‘Toen ik begon, wilde ik mij inzetten en gaan voor een werkplek waar mensen zich veilig voelen. Met die gedachte werk ik nog steeds. Sociale veiligheid is gewoon een voorwaarde om een organisatie goed te kunnen draaien. Als je je sociaal onveilig voelt, dan heeft dat invloed op je functioneren en de kwaliteit van je werk. Het is een onderwerp dat iedereen aangaat, want niemand staat buiten sociale veiligheid. Iedereen heeft zich wel eens sociaal onveilig voelt, maar in veel gevallen kan dit makkelijk hersteld worden. Mocht het gaan om een heftige situatie die niet zo maar op te lossen is, dan komen vertrouwenspersonen aan bod om je te ondersteunen.’

Met de jaren is er een stukje wijsheid en mildheid ontstaan.

Hoe laat je zaken los die erg emotioneel zijn?

‘In de eerste plaats heb ik altijd de overtuiging van: ‘het is niet mijn probleem, maar van hem of haar’. Dit helpt mij om mij volledig te focussen op het probleem van de desbetreffende persoon. Bij voorbaat weet ik dat er veel emotie heerst, dus ik probeer eerst die emotie te reduceren. Dit doe ik door gewoon te luisteren en er helemaal voor die ander te zijn. Vaak zie je dan dat als de emotie wat wegzakt, het probleem wat helderder wordt. Vanuit de psychologie weten we ook dat daar waar emotie heerst, je een soort bewustzijnsvernauwing krijgt, een tunnelblik. In veel gevallen is zo’n eerste gesprek daarom ook het laatste gesprek. Ik help een persoon om de emotie op een lager level te krijgen, want pas dan kunnen we samen ontdekken wat er exact aan de hand is. Soms is dit in 1 gesprek te doen, maar soms heb je hier ook meerdere gesprekken voor nodig.

Ik hoor vaak tijdens een gesprek dat iemand zegt: ‘Ik voel me nu eindelijk gehoord.’ Juist dat gevoel probeer ik over te dragen, dat ze beseffen dat er iemand is die echt naar hun luistert en hun probleem serieus neemt. Dat is al de helft van de oplossing. Als vertrouwenspersoon moet je empathisch zijn, je rust kunnen bewaren en oprecht geïnteresseerd zijn in de ander.

Ik was vroeger veel meer het mannetje en dacht vaak: ‘ik zal het wel even regelen’, dat ben ik nu wel meer kwijtgeraakt. Met de jaren is een stukje wijsheid en mildheid ontstaan.’

Wat voor een soort vragen zie je voorbij komen?

‘Als extern vertrouwenspersoon zie ik vaak hulpvragen voorbijkomen waarbij er problemen zijn ontstaan tussen medewerkers en leidinggevenden. Een veelvoorkomend voorbeeld is wanneer medewerkers het gevoel hebben dat ze geïntimideerd worden door hun leidinggevende. Of dit gevoel klopt, ga ik niet over; mijn rol is om te luisteren en te helpen bij het vinden van een oplossing. Daarnaast kunnen er zich ook problemen voordoen binnen een werkteam. Een voorbeeld hiervan is roddelen of een medewerker die wordt genegeerd door collega’s. De dynamiek binnen een werkteam kan soms verrassend veel lijken op wat je in een basisschoolklas ziet. Net zoals pesten een belangrijk onderwerp is op basisscholen, komt het ook voor op de werkvloer, hoewel er daar minder vaak over gesproken wordt. Ik word ook regelmatig door ouders benaderd die het niet eens zijn met het pestbeleid van de basisschool. Dergelijke situaties komen veel voor en vragen om een zorgvuldige aanpak.

Op Hogeschool Viaa gaan wij voor sociale veiligheid.

Belangrijk is dat een vertrouwenspersoon alleen in actie komt bij organisatiegerelateerde sociale onveiligheid. Er zijn namelijk veel situaties waarin sociale onveiligheid ontstaat die niets met een organisatie te maken hebben, zoals huiselijk geweld. Voor deze gevallen gelden andere regelgeving en procedures. Hoewel ik soms betrokken word bij dergelijke situaties, geef ik altijd aan dat dit eigenlijk buiten mijn functie valt.

Bij Hogeschool Viaa hebben we een duidelijke visie op sociale veiligheid, namelijk: ‘wij gaan voor sociale veiligheid’. Dit klinkt misschien als een open deur, maar we bedoelen hiermee dat we ons vooral richten op het voorkomen van sociale onveiligheid. We werken aan de preventieve kant door te onderzoeken hoe een school of organisatie zichzelf nog sociaal veiliger kan maken. Natuurlijk moet je in actie komen als het sociaal onveilig wordt, maar ons hoofddoel is preventie. We proberen dit onder andere te bereiken door gesprekken te voeren met directies en gesprekoefeningen te doen in werkteams.’

Wil je weten wat de externe vertrouwenspersoon kan betekenen voor jouw organisatie en wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op. Je kunt bellen naar 038 –  425 55 42 of mailen naar vertrouwenspersoon@viaa.nl voor meer algemene informatie.

Wil je rechtstreeks contact met een vertrouwenspersoon? Bel dan naar 06 – 24 32 16 61.