Voorbeeld van een adviesproject

Het afstudeerproject is verdeeld in verschillende fases:

• Oriëntatiefase
• Planningfase
• Actiefase
• Evaluatie- en reflectiefase

Iris is een vierdejaars hbo-v studente bij Hogeschool Viaa. Het komende semester gaat zij haar afstudeerproject doen.

In de afgelopen stage heeft Iris geconstateerd dat er problemen zijn rond de overdracht met andere disciplines. Ze heeft toen al een deskundigheidsbevordering gedaan over de SBAR-methode. In het gesprek met de afdelingscoach wordt duidelijk dat ze dit onderdeel graag gestructureerd zouden willen oppakken, om zo de kwaliteit van zorg te verbeteren en het aantal MIC-meldingen op dit punt te verminderen.

Iris stelt voor dat ze dit wel wil oppakken voor haar afstudeerproject. Ze kan dan door activerend participerend onderzoek het team coachen om dit vervolgens samen op te pakken, eventueel samen met de betrokken andere disciplines.

De afdelingscoach, vindt dit een goed idee, overlegt dit intern en wordt opdrachtgever van het project. Zij vult het opdracht formulier in en Iris levert dit in bij de afstudeercoördinator. Vervolgens zoekt Iris twee medestudenten waarmee ze dit project gaat uitvoeren.

Iris en haar twee medestudenten hebben goedkeuring gekregen voor het project en gaan in september of februari direct op kennismakingsbezoek bij de opdrachtgever. Daar bespreken ze de ideeën over de aanpak die ze in de onderwijsgroep, samen met de docent en twee andere groepjes hebben bedacht.

Ze stellen voor eerst wat korte verkennende interviews te houden met teamleden op de afdeling en met de teamcoach en op basis daarvan en op basis van een theoretische verkenning tot een probleemdiagnose te komen.

Ze maken een vervolgafspraak over vier weken met de teamcoach en twee leden van het team, om de diagnose te bespreken, ook zal de teamcoach proberen de andere disciplines bij het project te betrekken. Hiernaast plannen ze vast vervolgafspraken.

De studenten komen tijdens de koffie met het team, uitleggen wat ze gaan doen en ze vragen direct verschillende teamleden naar hun ervaringen, ook vragen ze nog enkele teamleden apart hun bevindingen toe te lichten. Tevens stellen ze een mail op waarin ze vertellen wie ze zijn en uitleggen wat ze wanneer gaan doen.

De gegevens van deze dag worden verwerkt en geanalyseerd en gecombineerd met de informatie uit de literatuur. De studenten ontdekken dat het probleem niet alleen bij de SBAR methode ligt, maar dat er ook een stuk assertiviteit ontbreekt en het luisterend vermogen bij alle betrokken disciplines, niet altijd optimaal is.

De studenten hebben het probleem geanalyseerd en nagedacht over verbeteracties. Ze stellen voor dat het team drie weken lang de overdrachten volgens de SBAR-methode gaat uitvoeren.

Daarvoor zullen de studenten een minicursus ontwikkelen waarin ze met een filmpje, materiaal en oefeningen zowel de SBAR uitleggen als aandacht besteden aan assertiviteit en luistervaardigheid.

Ze stellen voor dit ook te presenteren en te oefenen in een teambijeenkomst samen met andere disciplines. Uit het overleg met de teamcoach en de teamleden komt naar voren dat dat laatste niet haalbaar blijkt.

Wel heeft de teamcoach kunnen regelen dat twee vertegenwoordigers van de disciplines waarmee de afdeling het meeste contact heeft, mee willen doen met het project. Ze besluiten het cursusmateriaal, nadat de projectgroep (teamcoach, twee teamleden en de vertegenwoordigers van de andere disciplines) het van feedback hebben voorzien, een week voor de projectperiode te verspreiden onder de teamleden en de betrokken disciplines, via de teamcoach.

De projectgroep leden zullen hun teamgenoten stimuleren het materiaal door te nemen. Het materiaal mag niet meer dan een half uur tijd in beslag nemen van de teamleden. Ze spreken een periode van drie weken af waarin het project zal plaatsvinden. Deze drie weken zullen de studenten op de afdeling, tijdens de overdracht momenten, aanwezig zijn.

De studenten ontwikkelen het cursusmateriaal en de meetinstrumenten, een observatielijst om te kijken of de SBAR wordt toegepast en een aantal korte zelfevaluatie vragen die de betrokkenen na iedere overdracht mondeling beantwoorden. Dit om onnodig schrijfwerk te voorkomen. De studenten nemen de gesprekjes op, en werken die later uit.

De betrokkenen geven de overdracht ook steeds een cijfer, dat wordt toegelicht. De bedoeling is dat de overdrachten daardoor steeds beter gaan verlopen. Zo helpt het onderzoek direct mee, aan de verbetering van de praktijk en eigenaarschap van de betrokkenen. De laatste week zal dit aangevuld worden met een aantal evaluatieve vragen over het onderzoek zelf.

De studenten hebben drie interessante weken gehad op de afdeling. Om de beurt waren ze aanwezig bij de overdrachten en ze hebben leuke gesprekken gehad. Ze merkten dat de teamleden het leuk vonden om de overdracht steeds beter te doen. Ook de andere disciplines werden steeds enthousiaster. Een aantal teamleden echter vond het maar een hoop gedoe: “gaat toch niet werken”.

De studenten maken een poster waarin ze de uitkomsten van het project, mooi presenteren. Het is leuk om te zien dat de cijfers die men zichzelf geeft op de overdracht, gedurende het project steeds hoger worden. Bovendien geven de meeste teamleden aan dat ze bewuster bezig zijn met assertiviteit en luistervaardigheden.

De studenten presenteren deze uitkomsten aan de projectgroep en hangen daarna de poster op in de personeelskamer en zorgen dat de andere disciplines een kopie van de poster krijgen. Tijdens de koffie en de middagoverdracht, lichten ze de poster nog kort toe. Vervolgens mailen ze deze toelichting naar ieder teamlid.

Iris en haar medestudenten zijn trots op hun project. En terecht! Ze krijgen niet alleen waardering van de projectgroep maar ook van school. Hun inzet, verslaglegging en creativiteit worden beloond met een dikke 7.7. Ze sluiten daarmee en leuke periode af waarin ze intensief met alle Canmedsrollen op hbo-niveau hebben kunnen oefenen.

De teamcoach heeft ze gevraag of ze een stukje kunnen aanleveren voor het personeelsblad. De studenten schrijven een leuk artikel.

Dit brengt andere afdelingen op het idee om ook een dergelijk project te op te pakken. Bijvoorbeeld rondom medicijnverstrekking, intercollegiale toetsing, zingeving of positieve gezondheid. Natuurlijk zijn er nog veel andere onderwerpen te bedenken. Ze nemen contact op met de afstudeercoördinator Rudolf Schaaf of gaan in gesprek met de stagiaires van Viaa die op hun afdeling zijn. Willen zij niet zo’n mooi project uitvoeren op hun afdeling?